Jak rozliczyć zarządcę wspólnoty mieszkaniowej za nieprawidłowości finansowe?

Formy sprawowania zarządu we wspólnotach mieszkaniowych

W pierwszej kolejności należy wskazać, że istnieją dwie formy sprawowania zarządu w tzw. dużych wspólnotach mieszkaniowych.

Pierwszy z nich sprawowany jest na podstawie art. 18 ustawy z dnia 24 czerwca 1994 r. o własności lokali (Dz. U. z 2021 r., poz. 1048, dalej: ustawa o własności lokali). Zgodnie z art. 18 ust. 1 tej ustawy właściciele lokali mogą w umowie o ustanowieniu odrębnej własności lokali albo w umowie zawartej później w formie aktu notarialnego określić sposób zarządu nieruchomością wspólną, a w szczególności mogą powierzyć zarząd osobie fizycznej albo prawnej. Ten wariant zarządu określany jest jako zarząd powierzony i tak ustanowiony zarządca reprezentuje wspólnotę na zewnątrz.

Natomiast drugą formą sprawowania zarządu jest tzw. zarząd właścicielski sprawowany na podstawie art. 20 i nast. ustawy o własności lokali. Zgodnie z art. 20 ust. 1 tej ustawy jeżeli liczba lokali wyodrębnionych i lokali niewyodrębnionych jest większa niż trzy, właściciele lokali są obowiązani podjąć uchwałę o wyborze jednoosobowego lub kilkuosobowego zarządu. Członkiem zarządu może być wyłącznie osoba fizyczna. W myśl art. 20 ust. 2 ustawy o własności lokali zarząd lub poszczególni jego członkowie mogą być w każdej chwili na mocy uchwały właścicieli lokali zawieszeni w czynnościach lub odwołani. W tym wariancie zarząd z reguły korzysta z pomocy profesjonalnego podmiotu zajmującego się administrowaniem (nie zarządzaniem!) nieruchomością wspólną.

Stosownie do art. 18 ust. 2a ustawy o własności lokali zmiana ustalonego w trybie ust. 1 sposobu zarządu nieruchomością wspólną może nastąpić na podstawie uchwały właścicieli lokali zaprotokołowanej przez notariusza. Uchwała ta stanowi podstawę wpisu do księgi wieczystej.

Obowiązki zarządcy nieruchomości

Ponadto kwestie związane z zarządzaniem nieruchomościami przez zarządców nieruchomości reguluje również ustawa z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami (Dz. U. z 2023 r. poz. 344 z późn. zm., dalej: u.g.n.). Zgodnie z art. 184b u.g.n. „zarządzanie nieruchomością polega na podejmowaniu decyzji i dokonywaniu czynności mających na celu zapewnienie racjonalnej gospodarki nieruchomością, a w szczególności:

1) właściwej gospodarki ekonomiczno-finansowej nieruchomości;
2) bezpieczeństwa użytkowania i właściwej eksploatacji nieruchomości;
3) właściwej gospodarki energetycznej w rozumieniu przepisów prawa energetycznego;
4) bieżące administrowanie nieruchomością;
5) utrzymanie nieruchomości w stanie niepogorszonym zgodnie z jej przeznaczeniem;
6) uzasadnione inwestowanie w nieruchomość”.

Zgodnie z art. 185 ust. 2 u.g.n. „zakres zarządzania nieruchomością określa umowa o zarządzanie nieruchomością, zawarta z jej właścicielem, wspólnotą mieszkaniową albo inną osobą lub jednostką organizacyjną, której przysługuje prawo do nieruchomości, ze skutkiem prawnym bezpośrednio dla tej osoby lub jednostki organizacyjnej. Umowa wymaga formy pisemnej lub elektronicznej pod rygorem nieważności”.

Dodatkowo, zarządca nieruchomości podlega obowiązkowemu ubezpieczeniu OC. Zgodnie z art. 186 ust. 3 u.g.n. zarządca nieruchomości podlega obowiązkowemu ubezpieczeniu odpowiedzialności cywilnej za szkody wyrządzone w związku z zarządzaniem nieruchomością. Jeżeli zarządca nieruchomości wykonuje czynności przy pomocy innych osób, działających pod jego nadzorem, podlega on również ubezpieczeniu odpowiedzialności cywilnej za szkody wyrządzone działaniem tych osób. W myśl art. 186 ust. 3a zdanie pierwsze u.g.n. kopia dokumentu ubezpieczenia, o którym mowa w ust. 3, aktualnego na dzień zawarcia umowy o zarządzanie nieruchomością stanowi załącznik do tej umowy.

Odszkodowanie od zarządcy nieruchomości

Od zarządcy nieruchomości można dochodzić roszczeń odszkodowawczych z tytułu nienależytego wykonywania umowy. Zgodnie z art. 471 Kodeks cywilnego „dłużnik obowiązany jest do naprawienia szkody wynikłej z niewykonania lub nienależytego wykonania zobowiązania, chyba że niewykonanie lub nienależyte wykonanie jest następstwem okoliczności, za które dłużnik odpowiedzialności nie ponosi”. W myśl art. 361 § 1 Kodeksu cywilnego zobowiązany do odszkodowania ponosi odpowiedzialność tylko za normalne następstwa działania lub zaniechania, z którego szkoda wynikła. Natomiast w myśl art. 361 § 2 Kodeksu cywilnego w powyższych granicach, w braku odmiennego przepisu ustawy lub postanowienia umowy, naprawienie szkody obejmuje straty, które poszkodowany poniósł, oraz korzyści, które mógłby osiągnąć, gdyby mu szkody nie wyrządzono. W związku z tym, jeżeli dysponują Państwo odpowiednimi dowodami, poddaję pod rozwagę możliwość dochodzenia roszczeń odszkodowawczych na drodze sądowej. Zanim jednak Państwo zdecydują się na ten krok, należy zgromadzić odpowiedni materiał dowodowy.

Dalsze postępowanie wspólnoty mieszkaniowej

Przechodząc natomiast do bezpośredniej odpowiedzi na Pani pytanie dotyczące najpilniejszych kroków do podjęcia, doradzam:

1. o ile nie zostało to już zrobione, zmianę sposobu zarządzania nieruchomością na zarząd właścicielski i wyłonienie nowego zarządu, a następnie sprawdzonej firmy administrującej nieruchomością;
2. jak najszybsze porozumienie się z urzędem miasta co do spłaty zobowiązań; jeżeli jednorazowa spłata nie jest możliwa, warto spłacić choćby część i wyjść z propozycją rozłożenia tego zobowiązania na raty wraz z konkretnym harmonogramem;
3. zbadanie stanu posiadanej dokumentacji oraz stanu dostępnych finansów (możliwe jest zaangażowanie do tego zewnętrznego podmiotu, specjalizującego się w audytach finansowych wspólnot mieszkaniowych), w szczególności pod kątem istnienia innych zaległych zobowiązań nieuregulowanych przez poprzedniego zarządcę;
4. sprawdzenie, czy mieszkańcy wspólnoty nie zalegają z opłacaniem zaliczek na pokrycie kosztów zarządu; jeżeli zaległości istnieją, doradzam jak najszybsze podjęcie działań windykacyjnych, gdyż zaległości tytułem nieopłaconych zaliczek, z uwagi na ich okresowy charakter, podlegają przedawnieniu w ciągu trzech lat od dnia ich wymagalności;
5. po zgromadzeniu dowodów rozważenie możliwości pociągnięcia poprzedniego zarządcy nieruchomości do odpowiedzialności odszkodowawczej, z tym zastrzeżeniem, że może być to długotrwały proces.

Ponadto ustępujący zarządca, o ile już tego nie zrobił, powinien zwrócić dokumentację wspólnoty mieszkaniowej. Jeżeli rzeczywiście brakuje dokumentacji, należy pisemnie wezwać poprzedniego zarządcę do wydania dokumentów wspólnoty mieszkaniowej znajdujących się w jego posiadaniu. Jeżeli takie wezwanie okaże się bezskuteczne, należy skierować do sądu powództwo o wydanie rzeczy (art. 222 § 1 Kodeksu cywilnego). Dodatkowo, niedopełnienie obowiązku zwrócenia dokumentów może się wiązać z odpowiedzialnością karną. Zgodnie z art. 276 Kodeksu karnego „kto niszczy, uszkadza, czyni bezużytecznym, ukrywa lub usuwa dokument, którym nie ma prawa wyłącznie rozporządzać, podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 2”.

Źródła:

1. Ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny - Dz.U. 1964 nr 16 poz. 93
2. Ustawa z dnia 6 czerwca 1997 r. - Kodeks karny - Dz.U. 1997 nr 88 poz. 553
3. Ustawa z dnia 24 czerwca 1994 r. o własności lokali - Dz.U. 1994 nr 85 poz. 388

Nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania? Opisz nam swoją sprawę wypełniając formularz poniżej  ▼▼▼ Zadanie pytania do niczego nie zobowiązuje.