• Data: 2024-05-07 • Autor: Artykuł Partnera
Każdy przedsiębiorca oferujący nabywcom swoje produkty czy usługi z pewnością doskonale wie, czym jest faktura VAT. Bez względu na to, czy wystawia on faktury cykliczne czy jednorazowe, zawsze musi zadbać o prawidłowe jej skonstruowanie i dostarczenie na czas. Z pomocą przychodzą programy do wystawiania faktur i fakturowania online. Jak wystawić fakturę VAT poprzez program i wysłać ją do Krajowego Systemu e-Faktur? Co warto wiedzieć o fakturze VAT i czy wystawianie faktur jest obowiązkiem każdego przedsiębiorcy?
Faktura VAT to, najogólniej mówiąc, dokument potwierdzający zawarcie jakiejś transakcji, od której należy zapłacić podatek od towarów i usług. Faktura zawiera informacje na temat stron uczestniczących w transakcji, jej wartość i rodzaj. Faktura jest potwierdzeniem zamówienia i jego realizacji. Wystawia się ją, gdy dochodzi do sprzedaży towaru lub usługi na rzecz innego przedsiębiorcy. Może on być zarówno opodatkowany, jak i zwolniony z podatku. Poza tym, obowiązek wystawienia faktury dotyczy również przypadku, w którym przedsiębiorca otrzymał część lub całość kwoty jeszcze przed dostawą towaru lub usługi- wówczas mówimy o fakturze zaliczkowej. Dokument należy wystawić w związku z wewnątrzwspólnikową dostawą towarów, jak i w przypadku sprzedaży wysyłkowej z terytorium kraju lub na jego terytorium.
Nie każdy przedsiębiorca musi wystawiać fakturę VAT. Obowiązek ten nie dotyczy np. osoby zwolnionej z podatku VAT z racji niskiej sprzedaży na poziomie maksymalnie 200 000 zł rocznie. Taką fakturę może on jednak wystawić na żądanie konsumenta. Faktury nie wystawia również osoba, która dokonuje sprzedaży na rzecz konsumentów lub rolników ryczałtowych bądź osoba prowadząca czynności, które nie są objęte podatkiem. Warto wiedzieć, że każdy przedsiębiorca na życzenie konsumenta musi taką fakturę wystawić.
Wyróżniamy różne rodzaje faktur. Najpopularniejsze są faktury netto i brutto, rodzajów jest jednak znacznie więcej. Faktura netto jest dokumentem potwierdzającym sprzedaż towarów lub usług dokonywaną przez płatnika VAT na rzecz innego płatnika. W tym wypadku od wartości netto towaru lub usługi liczy się wartość VAT i dodaje się go do wartości faktury. Faktura netto może mieć również postać faktury wielopozycyjnej. Jest ona fakturą zbiorczą, która odnosi się do transakcji jednorazowych lub dokonywanych w dłuższym okresie maksymalnie miesiąca. Kwota brutto natomiast jest fakturą, w przypadku której w treści wykazuje się cenę z kwotą podatku, czyli cenę brutto oraz wartość sprzedaży brutto.
W najbardziej tradycyjnej formie, faktury przybierają postać dokumentu w wersji papierowej, ręcznie podpisanego, bądź postać wydrukowanego formularza z podpisem. Bardziej nowoczesną wersją są faktury elektroniczne, które można wystawiać w różnych formatach elektronicznych. Ten sposób jest możliwy do realizacji w sytuacji, gdy odbiorca akceptuje tą formę. Każda faktura musi zapewnić autentyczność pochodzenia, co oznacza, tożsamość stron transakcji musi być pewna. Poza tym, faktura wystawiana elektronicznie musi zapewniać integralność treści. Oznacza to, że w fakturze nie należy zmieniać danych, które powinien zawierać dokument. Sposobem na spełnienie tych wymogów jest wykorzystanie kontroli biznesowych, kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub elektronicznej wymiany danych.
Faktura w swoim zamyśle powinna zawierać jedynie najpotrzebniejsze dane. Wśród nich wyróżnić należy datę wystawienia, datę sprzedaży, nazwę towaru lub usługi, a także dane nabywcy i sprzedawcy. Bardzo ważne jest zamieszczenie w niej aktualnych numerów podatkowych stron transakcji, a także prawidłowej stawki VAT, zwolnienia z VAT bądź informacji o fakcie niepodlegania pod VAT. Warto wiedzieć, że za prawidłowo skonstruowaną fakturę odpowiadana zarówno wystawca, jak i nabywca. W sytuacji błędu na fakturze, istnieje możliwość wystawienia faktury korygującej.
Faktury online można wystawiać przy zastosowaniu dedykowanych programów komputerowych, które są połączone z Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF). Aby uzyskać dostęp do systemu, konieczne jest uwierzytelnienie i autoryzacja. Użytkownicy mogą otrzymać konkretny zakres uprawnień, które dotyczą przeglądania, wystawiania i odbierania faktur ustrukturyzowanych. Aby wystawić fakturę przy użyciu systemu KSeF, podatnik po rejestracji konta musi zalogować się do programu, utworzyć fakturę i wysłać ją do KSeF. Wówczas faktura online zostanie zarejestrowana, a także nadany zostanie jej odpowiedni numer. Co ważne, podatnik wysyła fakturę jedynie do systemu, nie wysyła jej natomiast do nabywcy. System KSeF daje nabywcy uprawnienie do zalogowania się do faktury i jej pobranie.
Warto wiedzieć, że od 1 lipca 2024 roku w życie wchodzi obowiązek korzystania z faktur ustrukturyzowanych w systemie KSeF dla czynnych podatników VAT. Podmioty zwolnione przedmiotowo i podmiotowo z obowiązku VAT będą musieli korzystać z faktur ustrukturyzowanych w systemie od 1 stycznia 2025 roku. Dodatkowo, Krajowy System e-Faktur obejmie wszystkie transakcje B2B, dlatego przygotowanie do KSeF staje się po prostu koniecznością.
Wystawianie faktur online jest sporą oszczędnością czasu. Wystawianie dokumentów to jedynie jedna z funkcji programów do fakturowania. Inną opcją jest np. generowanie wezwań do zapłaty czy możliwość generowania plików JPK.
Zapytaj prawnika
